Để Chi phí tiền lương hợp lý thì gồm những giấy tờ gì?

Các khoản tiền lương, tiền thưởng (VD: Thưởng lương tháng 13, thưởng tết thiếu nhi, thưởng tết…), phụ cấp… phải được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty; Quy chế thưởng của công ty.
Kể từ ngày 1/1/2014 theo Nghị định 91/2014/NĐ-CP của Chính phủ.

- Khoản Chi đám hiếu, hỷ; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ thiên tai, dịch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con cái của người lao; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính sẽ được ghi vào Chi phí hợp lý.

- Nhưng tổng số chi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế.

Để đưa chi phí tiền lương, thưởng, phụ cấp vào chi phí hợp lý thì cần:

- Hợp đồng lao động (hoặc thoả ước lao động tập thể ...)
- Quy chế tiền lương, thưởng, phụ cấp
- Quyết đinh tăng lương (trong trường hợp tăng lương)
- Chứng minh thư phô tô.
- Bảng chấm công hàng tháng.
- Bảng thanh toán tiền lương.
- Thang bảng lương do DN tự xây dựng.
- Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu thanh toán qua ngân hang.
- Tất cả phải có chữ ký đầy đủ.
- Mã số thuế thu nhập cá nhân (danh sách nhân viên được đăng ký MSTTNCN)

Ngoài ra:

- Sổ BHXH (nếu trường hợp làm trên 3 tháng)
- Bản khai trình việc sử dụng lao động khi mới bắt đầu hoạt động (Ban hành kèm theo Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH)
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động Mẫu số 07 (Ban hành kèm theo Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH)
-Tờ khai Quyết tóan thuế TNCN cuối năm
-Tờ khai thuế TNCN tháng, quý nếu có phát sinh
- Các chứng từ nộp thuế TNCN (nếu có)

Đối với những lao động thời vụ cần có thêm:

- Nếu không khấu trừ 10% thu nhập trước khi trả lương thì phải có Bản cam kết mẫu 23/BCK-TNCN (ban hành kèm theo Thông tư 156). (Nếu có thu nhập tại 1 nơi)

Đối với hợp đồng giao khoán cần thêm:
- Hợp đồng giao khoán
- Biên bản bàn giao
- Biên bản nghiệm thu

Đặc biệt kế toán cần lưu ý những điểm sau:

- Kiểm tra Tài khoản 334:
- Số dư Nợ đầu kỳ sổ cái TK 334 = Số dư Nợ đầu kỳ TK 334 trên bảng cân đối phát sinh.
- Tổng Phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh thu nhập được ở Bảng lương trong kỳ (Lương tháng + Phụ cấp + tăng ca),
- Tổng phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng đã thanh toán + các khoản giảm trừ ( bảo hiểm) + tạm ứng;
- Tổng Số dư Có cuối kỳ = Tổng số dư Có cuối kỳ ở bảng cân đối phát sinh.

- Kiểm tra xem số liệu trên bảng lương đã khớp với số liệu trên TK Thuế TNCN chưa (Phần Thu Nhập Chịu Thuế)?
- Danh sách, tên tuổi đã khớp giữa bảng lương với tên tuổi trên tờ khai QT Thuế TNCN chưa?
- Kiểm tra hợp đồng lao động đã đầy đủ chưa?
- Các khoản thu nhập + phụ cấp trên bảng lương đã quy định cụ thể trong HĐLĐ chưa? Nếu chưa phải làm phụ lục HĐLĐ đưa hết vào trong HĐLĐ các khoản lương, thưởng, phụ cấp rõ ràng nhé.
- Hoặc các khoản phụ cấp phải được quy định trong: Thỏa ước lao động, quy định của Công ty.