Hạch toán Chi phí thuê nhà, thuê mặt bằng, văn phòng hợp lý

Chi phí thuê nhà, thuê mặt bằng, văn phòng, kế toán sẽ hạch toán như thế nào để chi phí này trở nên hợp lí?

Trường hợp có hóa đơn khi nơi cho thuê là doanh nghiệp hoặc cá nhân cho thuê có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm hoặc trên 8,4 triệu/tháng (hóa đơn bán lẻ do cơ quan thuế cấp).

Hồ sơ ghi nhận chi phí bao gồm:

- Hợp đồng thuê (Nếu là cá nhân cho thuê thì công chứng và nộp thuế môn bài);
- Chứng minh nhân dân photo của chủ cho thuê (nếu là cá nhân);
- Hóa đơn hoặc bảng kê hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn mẫu 01/TNDN;
- Chứng từ thanh toán (không dùng tiền mặt đối với hóa đơn trên 20 triệu đồng)
- Tờ khai thuế môn bài của cá nhân cho thuê;
- Tờ khai thuế cho thuê tài sản (nếu trong hợp đồng ghi bên thuê sẽ nộp thuế thay)
- Đề nghị thanh toán (nêu rõ hình thức thanh toán, nếu thanh toán chuyển khoản thì kèm số tài khoản đơn vị thụ hưởng)

Theo công văn 2994/TCT-TNCN ngày 25/07/2015 (có hiệu lực từ 30/07/2015) của Tổng ục thuế, tại mục 2.1. Về việc xác định đối tượng khai thuế theo hướng dẫn tại khoản 1 và khoản 2 điều 8 Thông tư 92/2015/TT-BTC thì:

- Cá nhân cho thuê tài sản trực tiếp khai thuế với cơ quan thuế; hoặc
- Bên thuê tài sản khai và nộp thuế thay nếu trong hợp đồng có thỏa thuận bên thuê là người nộp thuế.

Nếu Doanh nghiệp khai thuế, nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê tài sản thì phải có trách nhiệm khấu trừ thuế, khai thuế và nộp thuế thay cho cá nhân bao gồm cả thuế GTGT và thuế TNCN trước khi trả tiền thuê tài sản cho cá nhân. Trường hợp trong năm, cá nhân phát sinh doanh thu ở nhiều nơi, cá nhân dự kiến hoặc xác định được tổng doanh thu trên 100 triệu/năm thì có thề ủy quyền theo quy định của pháp luật để Doanh nghiệp khai thay, nộp thay đối với hợp đồng cho thuê từ 100 triệu đồng trở xuống.

Trường hợp lập bảng kê hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn mẫu 01/TNDN khi nơi cho thuê là cá nhân có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm.