Hướng dẫn cách định khoản hàng bán bị trả lại TK 531

Khi hàng bán vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị kém, mất phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách sẽ bị người mua trả lại hàng. Lúc nhận hàng trả lại người mua sẽ sử dụng tài khoản 531 - Hàng bán bị trả lại để hạch toán:

Bên Nợ: Doanh thu của hàng bán bị trả lại, đã trả lại tiền cho người mua hoặc tính trừ vào khoản phải thu khách hàng về số sản phẩm, hàng hóa đã bán.

Bên Có: Kết chuyển doanh thu của hàng bán bị trả lại vào bên Nợ Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”, hoặc Tài khoản 512 “Doanh thu bán hàng nội bộ” để xác định doanh thu thuần trong kỳ báo cáo.

Tài khoản 531 không có số dư cuối kỳ.

Để cho các bạn dễ hiểu Công ty CP Tư vấn và Đào tạo ASA sẽ phân chia làm 2 bên như sau:

Công ty nhận hàng trả lại ( tức là công ty bạn bị trả lại hàng):

1. Khi doanh nghiệp nhận hóa đơn hàng hóa bị trả lại:

Nợ TK 531: giá trị của hàng hóa nhận lại ( QĐ 48 là 5212 )

Nợ TK 3331: Thuế giá trị gia tăng ( nếu có) 

     Có TK 111, 112, 131... số tiền phải trả lại

Kế toán phản ánh giá vốn của hàng bán bị trả lại:

Nợ TK 156 - Hàng hóa

    Có TK 632 - Giá vốn hàng bán.

2. Các chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại (nếu có), hạch toán:

Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng ( QĐ 48 là 6421 )

     Có các TK 111, 112

3. Cuối kỳ kế toán, kết chuyển toàn bộ doanh thu của hàng bán bị trả lại phát sinh trong kỳ vào tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ hoặc tài khoản doanh thu bán hàng nội bộ, hạch toán:

Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5111,5112)

Nợ TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ

     Có TK 531 - Hàng bán bị trả lại. ( QĐ 48 LÀ 5212 )

Công ty trả lại hàng:

Nợ TK 131,111,112: số tiền hàng được nhận lại

     Có TK 1331 : số thuế trên hóa đơn 

     Có 156, 152... giá trị chưa thuế của hàng hóa trả lại.

Các chi phí liên quan đến việc trả lại hàng, các bạn cho vào 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp.

Khi các bạn xuất hàng trả lại và xuất cả hóa đơn, và  theo TT 28/2011/TT-BCTC hóa đơn đó dùng để kê khai thuế đầu ra trong kỳ đó như 1 hóa đơn bán ra, nên bạn sẽ phải kê vào bảng kê bán ra ( phải kê dương )