Những điều cần biết khi sử dụng hóa đơn.

 Hóa đơn có vai trò là một chứng từ kế toán thể hiện mối quan hệ mua – bán, trao đổi giữa các chủ thể trong một nền kinh tế. Bạn sử dụng hóa đơn, nhưng bạn đã biết những điều dưới đây chưa? bạn đọc cùng tham khảo nhé.

1. Khái niệm về hóa đơn 

Hoá đơn là một giấy tờ yêu cầu thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy tờ đó. Hóa đơn do bên bán phát hành. Sau khi bên mua thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn chẳng hạn như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Khi đó, hóa đơn có cả tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận.

2. Nội dung hóa đơn

– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tên liên hóa đơn. Đối với hóa đơn đặt in còn phải ghi tên tổ chức đã nhận in hóa đơn;

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, số tiền thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;

– Tổng số tiền thanh toán, chữ ký người mua, chữ ký người bán, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.

3. Cách nhận biết hóa đơn

– Mỗi số hóa đơn phải có từ 2 liên trở lên.
– Ký hiệu hóa đơn có 6 ký tự

Ví dụ: Ký hiệu hóa đơn là: AB/16P, trong đó: AB: là ký hiệu hóa đơn; 16: hóa đơn tạo năm 2016; P: là ký hiệu hóa đơn đặt in

– Trên hóa đơn còn có ký hiệu mẫu số hóa đơn (11 ký tự) và tên loại hóa đơn.

4. Phân loại hóa đơn (theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010)

– Hóa đơn xuất khẩu: là hóa đơn dùng trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài, xuất khẩu vào khu phi thuế quan;

– Hóa đơn giá trị gia tăng: là hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ nội địa dành cho các tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ;

– Hóa đơn bán hàng: là hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ nội địa dành cho các tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp;

– Các loại hóa đơn khác, gồm: vé, thẻ hoặc các chứng từ có tên gọi khác

5. Hình thức hóa đơn

– Hóa đơn tự in: là hóa đơn do các tổ chức, cá nhân kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, dịch vụ;

– Hóa đơn điện tử: là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành;

– Hóa đơn đặt in: là hóa đơn do các tổ chức, cá nhân kinh doanh đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, cá nhân.

– Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

6. Trách nhiệm của người bán hàng

– Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ. Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên, phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số và phải đúng quy định của pháp luật.

– Thông tin người mua: Hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền của tổ chức, doanh nghiệp không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua. Dữ liệu hóa đơn in từ máy tính tiền phải được chuyển đầy đủ, chính xác vào sổ kế toán để hạch toán doanh thu và khai thuế theo quy định. Khuyến khích doanh nghiệp thực hiện in hóa đơn từ máy tính tiền.

– Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”. Trường hợp người mua là cá nhân (người tiêu dùng cuối cùng) không có mã số thuế thì phần mã số thuế không ghi hoặc gạch bỏ.

7 . Những điều người mua cần biết

– Giá tính tiền (giá thanh toán), giá niêm yết là giá đã có thuế GTGT, giá này là giá người bán đã thu thuế từ người mua, do vậy người mua không phải trả thêm bất kỳ khoản thuế nào nữa khi lấy hóa đơn. Mọi yêu cầu từ người bán đối với người mua phải trả thêm tiền thuế khi lấy hóa đơn là không đúng quy định.

– Trường hợp người bán từ chối hoặc trì hoãn việc lập và giao hóa đơn thì người mua có thể:

+ Gọi điện thoại đến đường dây nóng của Thành phố, Tổng đài dịch vụ công, số điện thoại (0511)1022;

+ Từ chối thanh toán hoặc thanh toán không đủ tiền theo phiếu tính tiền, khi nào nhận được hóa đơn do người bán gửi đến thì sẽ thanh toán số tiền còn lại;…

8. Các hành vi vi phạm và biện pháp chế tài

a) Các hành vi vi phạm

– Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
– Đòi thêm tiền khi lập hóa đơn GTGT
– Trì hoãn việc lập hóa đơn ngay khi bán hàng hóa, dịch vụ
– Lập và giao cho người mua hóa đơn giả (hóa đơn được tạo theo mẫu hóa đơn của tổ chức khác hoặc trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn), hóa đơn chưa có giá trị sử dụng (chưa hoàn thành việc thông báo phát hành), hóa đơn hết giá trị sử dụng (hóa đơn đã thông báo không tiếp tục sử dụng nữa; hóa đơn của các tổ chức, cá nhân đã đóng mã số thuế).
– Lập khống hóa đơn (nội dung không có thực một phần hoặc toàn bộ), cho hoặc bán hóa đơn, lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên.

b) Biện pháp chế tài:

– Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi “Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị thanh toán từ 200.000 đồng trở lên cho người mua theo quy định”. Cùng với việc bị xử phạt, tổ chức, cá nhân kinh doanh phải lập hóa đơn giao cho người mua.

– Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

• Cho, bán hóa đơn đã mua nhưng chưa lập;
• Đặt in hóa đơn giả, in hóa đơn giả, tự in hóa đơn giả và khởi tạo hóa đơn điện tử giả;
• Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp và sử dụng bất hợp pháp hóa đơn.

Thuế giá trị gia tăng (GTGT) có diện điều chỉnh rộng (đối với mọi hàng hoá, dịch vụ dùng cho sản xuất kinh doanh và tiêu dùng tại Việt Nam) và khắc phục được những nhược điểm của thuế doanh thu trong cơ chế thị trường (không thu thuế trùng lắp vào các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh), nên có tác dụng:

– Đảm bảo nguồn thu lớn, ổn định và kịp thời cho ngân sách nhà nước, góp phần tăng cường tài chính quốc gia, đảm bảo nguồn lực để phát triển kinh tế – xã hội, xoá đói, giảm nghèo và củng cố an ninh, quốc phòng.

– Đối với đầu tư, xuất khẩu và tăng trưởng: Với cơ chế đặc thù về khấu trừ, hoàn lại thuế GTGT đầu vào đã trả khi mua các sản phẩm dùng cho SXKD hàng hoá, dịch vụ chịu thuế; hàng hoá, dịch vụ xuất khẩu được áp thuế 0% (không phải nộp thuế khi xuất khẩu mà còn được hoàn lại toàn bộ số thuế đầu vào đã trả); tài sản đầu tư được hoàn lại thuế GTGT theo định kỳ khi dự án chưa có sản phẩm đầu ra (hoặc được khấu trừ ngay đối với trường hợp vừa có dự án đầu tư, vừa có hoạt động kinh doanh phát sinh thuế đầu ra. Vì vậy, thuế GTGT có tác dụng tích cực trong việc khuyến khích xuất khẩu, khuyến khích đầu tư và từ đó, thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển.

– Khuyến khích và thúc đẩy doanh nghiệp tăng cường hạch toán kinh doanh, thực hiện tốt chế độ kế toán, lưu giữ hoá đơn, chứng từ; góp phần vào việc chống trốn, lậu thuế; nâng cao tinh thần tự giác của các đối tượng kinh doanh.

– Góp phần hoàn thiện hệ thống chính sách thuế, làm cho hệ thống chính sách thuế từng bước phù hợp với thông lệ quốc tế, tạo thuận lợi cho quá trình hội nhập kinh tế của nước ta với khu vực và thế giới.