Quy định về làm tròn số trên hóa đơn GTGT

Khi lập hóa đơn, chắc chắn kế toán sẽ không tránh khỏi những con số lẻ và không biết có được làm tròn số hay không.

Căn cứ pháp lý:

Điều 17 Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ban hành ngày 31/5/2004 quy định chi tiết thi hành Luật kế toán thì việc làm tròn số cần bảo đảm nguyên tắc làm tròn đến đơn vị tính ghi trên chứng từ.

Nội dung văn bản

Điều 17. Đơn vị tiền tệ rút gọn và làm tròn số khi lập báo cáo tài chính hoặc công khai báo cáo tài chính

Căn cứ Điều 11 và Điều 30 của Luật Kế toán, đơn vị tiền tệ rút gọn khi lập báo cáo tài chính hoặc công khai báo cáo tài chính được quy định như sau:

1. Đơn vị kế toán khi lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất từ báo cáo tài chính của các đơn vị kế toán trực thuộc, nếu có số liệu báo cáo trên 9 chữ số thì được lựa chọn sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn là nghìn đồng (1.000 đồng) hoặc triệu đồng (1.000.000 đồng) để lập báo cáo tài chính.

2. Đơn vị kế toán khi công khai báo cáo tài chính được sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn là nghìn đồng hoặc triệu đồng quy định tại khoản 1 Điều này.

3. Khi sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn, đơn vị kế toán được làm tròn số bằng cách: chữ số sau chữ số đơn vị tiền tệ rút gọn nếu bằng năm (5) trở lên thì được tăng thêm một (1) đơn vị; nếu nhỏ hơn năm (5) thì không tính.

Theo đó :

Vậy theo các quy định như trên thì cách làm tròn số khi viết hóa đơn giá trị gia tăng được triển khai như sau:

– Làm tròn đến đơn vị tính

+ Đơn vị tính là đồng => làm tròn đến giá trị đồng

+ Đơn vị tính là nghìn đồng => làm tròn đến giá trị nghìn đồng…

– Số lẻ sau hàng đơn vị có giá trị >= 5 => cộng thêm 1 đơn vị (làm tròn nên).

– Số lẻ sau hàng đơn vị có giá trị <5 => không tính (bỏ)

Ví dụ: về cách làm tròn số trên hóa đơn chứng từ như sau:

– Giả sử bạn có giá trị: 10.130,65 đồng => làm tròn thành 10.131 đồng.

– Nếu bạn có giá trị là 9.518 đồng => không được làm tròn thành 9.520 đồng mà phải giữ nguyên giá trị 9.518 đồng.

Tức nếu đơn vị tính là đồng thì được phép làm tròn số sau dấu phẩy.

Trong trường hợp đơn vị tính là nghìn đồng => bạn được làm tròn đến đơn vị nghìn

Ví dụ: 1.150.520,85 nghìn đồng => làm tròn thành 1.150.521 nghìn đồng.

Chú ý: Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam. Trường hợp được phép giao dịch bằng ngoài tệ theo quy định của pháp luật thì tổng số tiền được viết là ngoại tệ nhưng phần chữ phải được viết bằng tiếng việt.

Tại Điều 18, Chương III Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, quy định:

“Điều 18. Xử lý đối với hoá đơn đã lập

1. Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.

2. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hoá đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hoá đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hoá đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hoá đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hoá đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.

3. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điều chỉnh sai sót. Hoá đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

4. Hướng dẫn xử lý đối với hóa đơn đã lập trong một số trường hợp cụ thể thực hiện theo Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư này”.

Căn cứ các quy định trên, qua nội dung câu hỏi, thuế GTGT được xác định bằng giá tính thuế của hàng hoá, dịch vụ chịu thuế bán ra nhân (x) với thuế suất thuế giá trị gia tăng của hàng hoá, dịch vụ đó. Trường hợp trong hợp đồng quy định giá thanh toán là giá đã bao gồm thuế GTGT thì giá tính thuế được xác định theo công thức:

Giá tính thuế = Giá thanh toán 1 + thuế suất
Do đó, hóa đơn phải thể hiện giá tính thuế, thuế suất GTGT, thuế GTGT theo đúng thực tế phát sinh và hợp đồng kinh tế để làm căn cứ kê khai, nộp thuế.

Ví dụ:

– Giá thanh toán đã có thuế: 10.000.000 đồng.

– Nếu thuế suất thuế GTGT là 10% thì:

+ Giá tính thuế GTGT = 10.000.000 / (1+10%) = 9.090.909 đồng.

+ Thuế GTGT = 9.090.909 x 10% = 909.091 đồng.

– Nếu thuế suất thuế GTGT là 5% thì:

+ Giá tính thuế GTGT = 10.000.000 / (1+5%) = 9.523.810 đồng.

+ Thuế GTGT = 9.523.810 x 5% = 476.190 đồng.

Hiện tại, các văn bản quy phạm pháp luật không có quy định cụ thể về việc làm tròn số. Tuy nhiên, các trường hợp làm tròn số sau chữ số thập phân dẫn đến chênh lệch 1 đồng thì có thể chấp nhận được. Trường hợp số tiền trên hóa đơn có chênh lệch 3, 4 đồng là sai quy định, đơn vị phải lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định tại Điều 18, Thông tư số 153/2010/TT-BTC nêu trên.

Theo khoản 1 – Điều 20 của TT 39: “1. Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.”Cụ thể cách xử lý như sau:

– Trường hợp 1: Chưa xé hóa đơn viết sai ra khỏi cuống:
+ Bước 1: Gạch chéo các liên của số hóa đơn viết sai (không xé): ghi chú sai sót lý do gì? Hoặc chỉ gạch chéo là xong
+ Bước 2: Xuất lại hóa đơn mới (đúng), xé và giao liên 2 hóa đơn vừa xuất đúng cho khách hàng.
– Hai bên mua và bán không cần phải lâp biên bản thu hồi
– Hóa đơn này bên Bán khi báo cáo sử dụng hóa đơn kê vào mục xóa bỏ [15]

– Trường hợp 2: hóa đơn viết sai đã xé ra khỏi cuống của quyển hóa đơn nhưng chưa giao cho khách hàng:
+ Bước 1: Gạch chéo các liên của số hóa đơn viết sai.
+ Bước 2: Xuất lại hóa đơn mới (đúng), xé và giao liên 2 hóa đơn vừa xuất đúng cho khách hàng.
+ Bước 3: Lưu giữ các liên của số hóa đơn viết sai đã xé: có thể kẹp tại cuống của quyển hóa đơn lấy bằng keo trong dán phía sau hóa đơn lại với gáy hóa đơn hoặc để không bị thất lạc thì bạn có thể để riêng vào file kẹp trong tủ tài liệu.

Chú ý: Thông thường xé ra khỏi cuống là phải lập biên bản thu hồi dù giao khách hàng rùi hay chưa giao. Nhưng thường cán bộ thuế sẽ du di nếu xem trên báo cáo thuế GTGT không kê khai + báo cáo Sử dụng Hóa đơn BC26 ghi mục XÓA bỏ cột chỉ tiêu [15] nếu không làm biên bản thu hồi có phạt thì cũng chỉ phạt vi phạm hành chính