Quy trình đăng ký MST Thu nhập cá nhân

Quy trình đăng ký MST TNCN và cách gửi hồ sơ đăng ký, hồ sơ quyết toán thuế TNCN

Thuế TNCN là thuế đánh vào thu nhập chịu thuế của cá nhân phát sinh trong kỳ tính thuế. Rất nhiều bạn kế toán không hiểu rõ cá nhân có MST sẽ khác biệt với cá nhân không có MST như thế nào? Trung tâm đào tạo kế toán ASA xin trả lời cho các bạn như sau:

-    Cá nhân có MST được đăng ký giảm trừ cho người phụ thuộc

-    Cá nhân có MST được ký vào bản cam kết 23/CK-TNCN

-    Cá nhân có MST được ủy quyền quyết toán thuế nếu đủ điều kiện được ủy quyền

-    Cá nhân có MST được hoàn thuế nếu nộp thừa

Đó là sự khác biệt giữa cá nhân có MST và cá nhân không có MST, còn những nội dung khác thì cá nhân có MST hay không có MST vẫn có trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi như nhau. Các bạn dễ dàng nhận thấy được, cá nhân có MST được nhiều quyền lợi hơn là cá nhân không có MST, nhưng các bạn không biết thủ tục để xin cấp MST TNCN cho người lao động như thế nào?. Trong bài viết này, Trung tâm đào tạo kế toán ASA sẽ hướng dẫn các bạn Quy trình đăng ký MST TNCN và nộp hồ sơ thuế TNCN.

A/ Quy trình đăng ký Mã số thuế TNCN, kiểm tra cấp Mã số thuế TNCN

1/ Tải phần mềm TNCN v2.5 tại http://tncnonline.com.vn/Pages/tools.aspx (phần dành cho Doanh nghiệp mục Tải về 2)

2/ Cài đặt: Bạn nên cài đặt ở dạng nén chứ không nên giải nén rồi mới cài để tránh trường hợp bị lỗi. Nhấp đúp chuột vào file nén => Nhấp đúp chuột và Folder tiếp theo => Setup.exe => và làm theo hướng dẫn => Finish để kết thúc (máy tính có thể sẽ tự khởi động lại)

3/ Khai báo thông tin cho phần mềm (lưu ý Số hiệu tệp là số lần đăng ký MST TNCN của DN, phần mềm mặc định là số 1, bạn phải theo dõi được số lần đăng ký này để thay đổi ở những lần sau. Nếu bạn đăng ký lần 2 thì số hiệu tệp là số 2, nếu bạn không thay đổi số tệp thì khi gửi cơ quan thuế qua trang TNCNonline.com.vn sẽ bị lỗi không gửi được. Nếu không nhập được tiếng việt bạn mở UNIKEY => mở rộng => chọn luôn sử dụng Cilpboard => Đóng)

+ Dựa vào tờ khai của cá nhân lao động (tờ khai theo mẫu số 05-ĐK-TCT ban hành theo thông tư 80/2012/TT-BTC) và Chứng minh thư của người lao động Kế toán cập nhật thông tin vào TNCN v2.5 (cột MST chưa có vì bây giờ bạn mới đăng ký)

Lưu ý: Tờ khai của người lao động theo mẫu số 05-ĐK-TCT và Chứng minh thư của người lao động kẹp cùng tờ khai không phải nộp cho cơ quan thuế, sẽ lưu tại doanh nghiệp, khi nào cơ quan thuế xuống kiểm tra thì xuất trình.

4/ Kê khai xong bạn thực hiện kết xuất file, có 3 lần kết xuất:

-    Lần 1: Bạn lưu tại máy tính để nếu có vấn đề gì xảy ra bạn vẫn tải lên để sửa lại được.

Để tải lên bạn chọn mục “Mở tệp hồ sơ” => chọn đường dẫn và tải lên

-    Lần 2: Kết xuất dạng excel để gửi cơ quan thuế (bạn nhớ chọn đường dẫn lưu không dấu cho file này và lưu ý là bạn không được đổi tên file)

Cách gửi: Truy cập TNCNonline.com.vn => Đăng ký thuế => Tổ chức chi trả => Đăng nhập => Nhập thông tin người gửi => Chọn file đính kèm => Gửi file (lưu ý file gửi đi là file không có đuôi A3)

-    Lần 3: Kết xuất dạng excel A3 để in bản cứng gửi cơ quan thuế:

Khi kết xuất, file này mặc định in dạng A3, tuy nhiên nếu nhà bạn không có máy in khổ A3 bạn có thể in khổ A4.

Để in A4 bạn thực hiện như sau:

+ Với office 2007 và 2010: Chọn Page Layout => Page Setup => Fit to => Ok. Khi đó Excel tự động co A3 về A4 và bạn in bình thường (nếu bị lỗi Font bạn cần cài đặt thêm Font cho máy tính của bạn. Font mặc định của file là .VnArial)

+ Còn một số thông tin bạn phải cập nhật là Tên và Điện thoại liên lạc khi cần, nhưng bạn nhập sẽ không được. Để nhập được bạn thực hiện như sau:

Review=> Unprotect Sheet

5/ Cách kiểm tra được cấp MST hay chưa? Sau khi đã gửi bản cứng và gửi bản mềm qua TNCNonline.com.vn xong bạn đợi trong khoảng 5 – 10 ngày thì danh sách của bạn gửi đi sẽ được cấp MST. Để biết được cấp MST hay chưa bạn thực hiện kiểm tra như sau:

=> Truy cập TNCNonline.com.vn => Đăng ký thuế => Tổ chức chi trả => Đăng nhập => Tra cứu file => Chọn file cần lấy và tài về.  

B/ Cách gửi tờ khai quyết toán thuế TNCN

Khi khai quyết toán thuế TNCN trên HTKK (mẫu 05/KK-TNCN) xong bạn thực hiện kết xuất tờ khai này ra dạng XML (không đổi tên file).

Để gửi tờ khai quyết toán thuế TNCN 05/KK-TNCN bạn cũng thực hiện như sau:

1/ Gửi file dữ liệu đã kết xuất dạng XML từ HTKK lên trang TNCNonline.com.vn

Truy cập TNCNonline.com.vn => Quyết toán thuế => Tổ chức chi trả => Đăng nhập => Ghi thông tin gửi đi, tại dòng “Chọn loại tờ khai” bạn chọn 05/KK-TNCN => Chọn file đã kết xuất => Gửi file.

2/ In ra giấy gửi cơ quan thuế nếu Công ty bạn kê khai thuế qua mạng thì gửi qua mạng, và vẫn gửi file ở định dạng XML

3/ Chú ý: Nếu bạn in giấy gửi đi bạn cần in mẫu trang bìa hồ sơ quyết toán (nằm trong mục Quyết toán thuế TNCN của HTKK)