1. Cách nhận biết hóa đơn:

Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ. Mỗi số hóa đơn phải có từ 2 liên trở lên. Ký hiệu hóa đơn có 6 ký tự (Ví dụ: AA/15P: trong đó AA: là ký hiệu hóa đơn; 15: hóa đơn tạo năm 2015; P: là ký hiệu hóa đơn đặt in). Ngoài ra, trên hóa đơn còn có ký hiệu mẫu số hóa đơn (11 ký tự) và tên loại hóa đơn (Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG,…)

2. Hình thức hóa đơn:

Hóa đơn được thể hiện bằng các hình thức:

(i) Hóa đơn đặt in (do các tổ chức đặt in theo mẫu hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, cá nhân);

(ii) Hóa đơn tự in (tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác);

(iii) Hóa đơn điện tử (tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử);

(iv) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

3. Trách nhiệm của người bán hàng:
– Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ. Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên, phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số và phải đúng quy định của pháp luật.
Thông tin người mua: Hóa đơn in trực tiếp từ máy tính tiền của tổ chức, doanh nghiệp không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua. Dữ liệu hóa đơn in từ máy tính tiền phải được chuyển đầy đủ, chính xác vào sổ kế toán để hạch toán doanh thu và khai thuế theo quy định. – Khuyến khích doanh nghiệp thực hiện in hóa đơn từ máy tính tiền.
Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.

– Trường hợp người mua là cá nhân (người tiêu dùng cuối cùng) không có mã số thuế thì phần mã số thuế không ghi hoặc gạch bỏ.
4. Những điều người mua cần biết:

– Giá tính tiền (giá thanh toán), giá niêm yết là giá đã có thuế GTGT, giá này là giá người bán đã thu thuế từ người mua, do vậy người mua không phải trả thêm bất kỳ khoản thuế nào nữa khi lấy hóa đơn. Mọi yêu cầu từ người bán đối với người mua phải trả thêm tiền thuế khi lấy hóa đơn là không đúng quy định.
– Trường hợp người bán từ chối hoặc trì hoãn việc lập và giao hóa đơn thì người mua có thể:

(i) Gọi điện thoại đến đường dây nóng của Thành phố, Tổng đài dịch vụ công, số điện thoại (0511)1022;

(ii) Từ chối thanh toán hoặc thanh toán không đủ tiền theo phiếu tính tiền, khi nào nhận được hóa đơn do người bán gửi đến thì sẽ thanh toán số tiền còn lại;…

5. Các hành vi vi phạm và biện pháp chế tài:

+Các hành vi vi phạm:
Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
Đòi thêm tiền khi lập hóa đơn GTGT
Trì hoãn việc lập hóa đơn ngay khi bán hàng hóa, dịch vụ
Lập và giao cho người mua hóa đơn giả (hóa đơn được tạo theo mẫu hóa đơn của tổ chức khác hoặc trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn), hóa đơn chưa có giá trị sử dụng (chưa hoàn thành việc thông báo phát hành), hóa đơn hết giá trị sử dụng (hóa đơn đã thông báo không tiếp tục sử dụng nữa; hóa đơn của các tổ chức, cá nhân đã đóng mã số thuế).
Lập khống hóa đơn (nội dung không có thực một phần hoặc toàn bộ), cho hoặc bán hóa đơn, lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên.
+Biện pháp chế tài:
Mọi hành vi vi phạm trong việc quản lý, sử dụng hóa đơn đều bị xử phạt, như:
Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi “Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị thanh toán từ 200.000 đồng trở lên cho người mua theo quy định”. Cùng với việc bị xử phạt, tổ chức, cá nhân kinh doanh phải lập hóa đơn giao cho người mua.
Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

(i) cho, bán hóa đơn đã mua nhưng chưa lập;

(ii) đặt in hóa đơn giả, in hóa đơn giả, tự in hóa đơn giả và khởi tạo hóa đơn điện tử giả;

(iii) sử dụng hóa đơn bất hợp pháp và sử dụng bất hợp pháp hóa đơn.
Lưu ý
– Lập và giao hóa đơn hợp pháp cho người mua ngay khi bán hàng là trách nhiệm của người bán.
– Không lập hóa đơn để giao cho khách hàng khi bán hàng là vi phạm pháp luật.
– Yêu cầu người bán cung cấp hóa đơn khi mua hàng là quyền của công dân
– Yêu cầu lấy hóa đơn khi mua hàng là đóng góp xây dựng TP 
– Người bán, người mua chấp hành nghiêm việc sử dụng hóa đơn khi mua, bán hàng hóa, dịch vụ là thể hiện sự văn minh, góp phần thực hiện công bằng xã hội.