Xử lý hóa đơn viết cách quyển, cách số

Việc sử dụng hóa đơn được lập theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn. Tuy nhiên, vẫn có nhiều kế toán mới vào nghề hoặc chưa có kinh nghiệm, thậm chí cả những kế toán có kinh nghiệm vi phạm quy định này, khi viết hóa đơn cách quyển hoặc không theo thứ tự ngày tháng (cách số). Lỗi vi phạm này được xử lý như thế nào và mức phạt là bao nhiêu. Kế toán ASA xin chia sẻ với các bạn qua bài viêt “Xử lý hoá đơn viết không theo thứ tự, cách quyển”

1. Quy định sử dụng Hoá đơn liên tục từ số nhỏ tới số lớn

Tại điểm d khoản 1 điều 16 thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ tài chính qui định

“d) Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm cùng sử dụng hình thức hóa đơn đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì tổ chức kinh doanh phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hóa đơn cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm. Các đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm phải sử dụng hóa đơn theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số hóa đơn được phân chia.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được ủy nhiệm đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một máy chủ thì tổ chức kinh doanh phải có quyết định phương án cụ thể về việc truy xuất ngẫu nhiên của các cơ sở bán hàng và đơn vị được ủy nhiệm. Thứ tự lập hóa đơn được tính từ số nhỏ đến số lớn cho hóa đơn truy xuất toàn hệ thống của tổ chức kinh doanh.”

Theo quy định trên ta thấy hoá đơn phải được viết liên tục từ số nhỏ tới số lớn, từ quyển nhỏ tới quyển lớn, trừ những trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc, nhiều cửa hàng cùng dùng một mẫu hoá đơn, thì phải thực hiện như sau

• Doanh nghiệp phải dùng sổ theo dõi khi có nhiều đơn vị trực thuộc cùng sử dụng hình thức hoá đơn đặt in.
• Doanh nghiệp có nhiều cơ sở bán hàng, cùng sử dụng một loại hoá đơn đặt in, hoá đơn điện tử, phải có phương án cụ thể để quản lý việc sử dụng hoá đơn của toàn cơ sở bán hàng.

2. Xử lý khi viết hoá đơn cách quyển

Trong quá trình sử dụng, nếu các doanh nghiệp vi phạm khi viết hoá đơn cách quyển, cách số thì cách xử lý như sau:

2.1. Viết hóa đơn cách quyển

Viết hóa đơn cách quyển là viết hóa đơn  không theo số thứ tự quyển từ nhỏ đến lớn.

Ví dụ 1: Công ty A có 5 quyển hóa đơn. Sau khi viết hết quyển số 1, kế toán sơ ý ghi tiếp vào quyển số 3 mà bỏ qua quyển số 2. Với trường hợp này chúng ta có 2 cách xử lý như sau:

Cách 1:

Bước 1: Thu hồi hóa đơn sai sót: Người bán lập biên bản thu hồi các liên đã viết và giao cho người mua những hóa đơn thuộc quyển viết không đúng. Như ví dụ 1 là những hóa đơn đã viết và giao cho khách hàng ở quyển số 3

Bước 2: Viết lại hóa đơn vào quyển theo đúng thứ tự. Trong ví dụ 1 chúng ta sẽ viết lại vào quyển số 2 như bình thường.

Cách 2:

Doanh nghiệp tiếp tục sử dụng quyển hóa đơn đang viết cách cho đến hết và thực hiện việc hủy các quyển chưa dùng.

Như trong Ví dụ 1, công ty A có thể tiếp tục sử dụng quyển số 3 cho đến hết và hủy các quyển số 2.

2.2 Hồ sơ thủ tục huỷ hoá đơn

Chú ý: Nếu doanh nghiệp vẫn tiếp tục dùng quyển hoá đơn viết cách, tiến hành huỷ quyển hoá đơn chưa dùng, theo qui định các bước tiến hành huỷ như sau:

Tại điều 29 thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ tài chính qui định hồ sơ huỷ hoá đơn như sau:

“d) Hồ sơ hủy hóa đơn gồm:

– Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;

– Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);

– Biên bản hủy hóa đơn;

– Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.”

Theo qui định trên ta thấy để huỷ hoá đơn DN phải thực hiệnh như sau:

• Quyết định thành lập hội đồng huỷ hoá đơn ( Trừ các hộ, cá nhân kinh doanh)
• Bản kiểm kê hoá đơn cần huỷ ghi chi tiết.
• Biên bản huỷ hoá đơn.
• Thông báo kết quả huỷ hoá đơn: (Theo mẫu 3.11 phụ lục 3 ban hành theo thông tư 39/201/TT-BTC).
• Hồ sơ huỷ được lưu tại doanh nghiệp.
• Thông báo kết quả huỷ lập thành 02 bản, nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, lưu 1 bản tại doanh nghiệp khi có dấu đã nhận của cơ quan thuế.
• Thời gian chậm nhất 5 ngày kể từ ngày tiến hành huỷ, doanh nghiệp phải nộp thông báo kết quả huỷ choc ơ quan thuế quản lý trực tiếp.

3. Trường hợp viết hoá đơn cách số

Đây là trường hợp viết hoá đơn số thứ tự không  liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

Ví dụ 2: Công ty A có 3 hóa đơn bị xuất không đúng thứ tự:
Ngày 02/04/2016 xuất số hóa đơn 0000100
Ngày 01/04/2016  xuất số hóa đơn 0000101
Ngày 02/04/2016 xuất số hóa đơn 0000102.

Theo ví dụ 2 ta thấy  hóa đơn đã không được lập theo đúng thứ tự từ nhỏ đến lớn. Trong trường hợp này chúng ta xử lý như sau:

Bước 1: Thu hồi hóa đơn sai sót: Kế toán lập biên bản thu hồi các liên của hóa đơn đã bị ghi không đúng thứ tự ngày tháng.

Bước 2: Xuất lại các hóa đơn đã thu hồi, viết ngày tháng theo đúng thứ tự.

Áp dụng trong ví dụ 2, Kế toán cần thu hồi hóa đơn số 0000101, sau đó xuất lại hóa đơn số 0000103 ghi ngày 02/04/2016.

4. Mức phạt hành vi vi phạm sử dụng hoá đơn cách quyển, cách số

Nếu việc lập hoá đơn thực hiện liên tục từ số bé đến số lớn, nhưng cách quyển, quyển số lớn dùng trước, ngoài việc doanh nghiệp làm thủ tục huỷ theo quy định, thì doanh nghiệp vẫn bị phạt theo qui định sau.

4.1 Mức phạt khi sử dụng hoá đơn cách quyển

Theo điểm b,b1 khoản 3 điều 11 thông tư 10/2014/TT-BTC của Bộ tại chính quy định mức phạt như sau:

“b) Lập hóa đơn không theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn theo quy định.

Hóa đơn được lập liên tục từ số nhỏ đến số lớn thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư của Bộ Tài chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

b.1) Phạt cảnh cáo nếu việc lập hóa đơn thực hiện liên tục từ số nhỏ đến số lớn nhưng khác quyển (quyển có số thứ tự lớn hơn dùng trước), tổ chức, cá nhân sau khi phát hiện ra đã hủy (không dùng) quyển có số thứ tự bé hơn.

Theo quy định trên ta thấy:

• Theo ví dụ 1 , sử dụng hoá đơn nhẩy quyển thì doanh nghiệp chỉ bị phạt cảnh cáo.

4.1 Mức phạt khi sử dụng hoá đơn cách số

Tại khoản b2 khoản 3  điều 11 thông tư 10/2014/TT-BTC của Bộ tại chính quy định về mức phạt đối với trường hợp ghi cách số như sau:

“b.2) Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi khác lập hóa đơn không theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn theo quy định.”

• Theo ví dụ 2 thì doanh nghiệp bị phạt từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng.